A administração das contas de um condomínio não é muito diferente da que se faz a título pessoal ou até mesmo para uma empresa. Em qualquer destes casos, o mais importante é manter a disciplina e ter objetivos bem claros (definidos em assembleia), com vista a que se faça um bom uso do dinheiro. No entanto, existem ainda algumas boas práticas que podem tornar mais simples esta, nem sempre fácil, tarefa de gestão contabilística e financeira:
Analise os documentos recebidos: Ao assumir a administração do condomínio, é conveniente verificar a regularidade dos documentos recebidos, para confirmar se os extratos bancários correspondem com os movimentos financeiros do edifício e apurar se existem dívidas a fornecedores/trabalhadores contratados ou quotas em atraso.
Procure os melhores preços: Consulte regularmente o mercado e averigue quais os fornecedores de serviços mais vantajosos, tendo em conta a relação custo/beneficio – muitas vezes acaba por se confirmar que a mudança poderá ser uma mais-valia para o condomínio. Neste âmbito, sempre que se trate de obras de conservação extraordinária ou que constituam inovação, a realizar no edifício, o administrador está obrigado a apresentar pelo menos três orçamentos de diferentes proveniências para a execução das mesmas, desde que o regulamento de condomínio ou a assembleia de condóminos não disponha de forma diferente.
Elabore um orçamento realista: Procure fazer um planeamento financeiro que inclua as receitas e as despesas do condomínio com o maior rigor possível, considerando que:
- as receitas podem ser provenientes das quotas pagas pelos condóminos e do arrendamento de espaços comuns.
- as despesas devem contemplar, no mínimo, os custos com segurança, limpeza, manutenção, administração, eletricidade e água referentes às partes comuns.
Deverá ainda ser contemplado um valor para pequenas despesas e para o fundo comum de reserva, para custear os custos com a conservação do edifício ou conjunto de edifícios, e, claro, com todas as restantes rubricas adequadas ao edifício (como, por exemplo, manutenção de elevadores, jardinagem, etc.).
Elabore um relatório que explique o orçamento: Depois de elaborada a proposta de orçamento anual e o relatório que sustenta os valores sugeridos, é uma boa prática enviá-los, por exemplo, junto com a convocatória da assembleia em que se submeterão os mesmos à aprovação dos condóminos. É importante facultar a possibilidade de análise e reflexão prévias sobre o orçamento proposto, para que os condóminos o possam comentar e aprovar (ou não) de forma sustentada.
Aprovação do orçamento em assembleia: O orçamento é aprovado pela assembleia de condóminos, sendo da responsabilidade do administrador informar que valor desse orçamento cabe a cada condómino em função da sua permilagem. A lei permite que, excecionalmente, os condóminos participem para as despesas do condomínio em partes iguais mediante disposição do regulamento de condomínio, aprovada, sem oposição, por maioria dos condóminos que representem a maioria do valor total do prédio, ou em proporção à respetiva fruição, desde que devidamente especificados e justificados os critérios que determinam a sua imputação.
Emissão e envio do “aviso/recibo” das quotas do condomínio: O administrador deve enviar o respetivo aviso /recibo para pagamento das quotas dos condóminos, promovendo a informação necessária para que estes possam participar atempadamente com a sua quota-parte nas despesas do condomínio.
Controle as dívidas do condomínio: É função do administrador exigir aos condóminos a sua quota-parte nas despesas aprovadas, incluindo os juros legais devidos e as sanções pecuniárias fixadas pelo regulamento do condomínio ou por deliberação da assembleia.
Para o efeito, pode propor ao condómino devedor um acordo de pagamento e, caso esta hipótese não seja viável, o administrador está obrigado a intentar a ação judicial para cobrança das dívidas ao condomínio no prazo de 90 dias a contar do primeiro incumprimento do condómino, salvo se houver deliberação em contrário da assembleia e desde que o valor em dívida seja igual ou superior ao valor da taxa do indexante dos apoios sociais do respetivo ano civil. É ainda preciso ter em conta que as quotas do condomínio, por assumirem um caráter periódico e renovável, estão sujeitas a um prazo de prescrição de 5 anos.
Contas bancárias e movimentos financeiros: O condomínio deve ter duas contas bancárias distintas: uma conta à ordem para a gestão das despesas correntes e outra a prazo para depósito do montante correspondente ao fundo comum de reserva.
Todos os movimentos devem ser documentados para que a cada pagamento corresponda uma fatura. Todos os documentos contabilísticos devem estar arquivados de forma organizada para facilitar uma eventual consulta, quando solicitada pelos condóminos, e para a prestação anual das contas.
Declaração de rendimentos: Havendo rendimentos auferidos pelo condomínio provenientes de, por exemplo, arrendamento de alguma parte comum, o administrador deve emitir uma declaração do valor que cabe a cada condómino. Este valor é considerado rendimento individual de cada condómino e deve constar na sua declaração anual de IRS.
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