A lei obriga a que os condomínios tenham um administrador que terá um papel importantíssimo na saúde financeira, na segurança e na harmonia do edifício, sendo a escolha desta figura da responsabilidade dos condóminos.
Se essa escolha recair sobre um dos condóminos, é importante ter em conta que ele deve ter efetiva disponibilidade para tal. Afinal, compete ao administrador executar as funções que, por lei, lhe são atribuídas e as que resultam das deliberações da assembleia, envolvendo-se o dever de informação, funções administrativas e financeiras, execução das deliberações da assembleia, zelo pela segurança do edifício e representação do condomínio.
No entanto, existem outras funções inerentes ao cargo – como abrir contas bancárias do condomínio, solicitar o cartão equiparado a pessoa coletiva, redigir o regulamento interno do condomínio e apresentar orçamentos para obras, entre outros.
Além disso, é inerente ao cargo do administrador a promoção do plano de segurança contra incêndios, elaborando os registos de segurança do edifício, sempre que tal seja exigível.
O administrador é ainda responsável por providenciar as inspeções às canalizações de gás – devendo estas inspeções serem realizadas a cada cinco anos em instalações executadas há mais de 10 anos e que não tenham sido objeto de remodelação.
A par com as demais responsabilidades, o administrador deve ainda responder aos pedidos de instalação de pontos de carregamento, nas partes comuns, para veículos elétricos.
Apesar das diversas funções que lhe cabem, o administrador não tem legitimidade para interferir em conflitos de vizinhança, para intentar ações destinadas a salvaguardar direitos de personalidade que afetem os condóminos ou para nos contratos individuais de fornecimento de bens ou serviços aos condóminos.
Caso a escolha recaia na contratação de uma empresa especializada, é importante ter em conta algumas dicas para se fazer uma seleção mais eficaz (e fundamentada):
- Faça uma prospeção para conhecer as empresas existentes no seu bairro e a forma como operam no mercado.
- Indague os indícios de idoneidade dessas empresas e a qualidade do trabalho realizado, verificando se elas se encontram legalizadas no site do Instituto dos Registos e Notariado. É também importante ter uma referência sobre os condomínios que estas empresas administram e, se considerar pertinente, avaliar o grau de satisfação desses clientes.
- Avalie a disponibilidade, facilidade de comunicação e informação ao cliente, assim como os meios tecnológicos disponíveis para facilitar todo este processo de forma segura e atualizada.
- Analise a adequação dos serviços prestados pelas empresas às necessidades do condomínio e confirme se existem mais-valias oferecidas aos clientes (pelo poder negocial das empresas torna-se muitas vezes possível estabelecer protocolos com prestadores de serviços que oferecem vantagens exclusivas para os condomínios que administram).
- Indague a atualização de conhecimentos. A administração de condomínio tem-se tornado cada vez mais complexa, com muita legislação a ser atualizada e a surgir de novo, o que exige dos profissionais nesta área uma atualização constante de conhecimentos. Assim, pode questionar a empresa sobre quais as formações frequentadas neste âmbito pelos profissionais de administração de condomínios, já que elas são obrigadas por lei a facultar formação aos seus trabalhadores, que são titulados pelos respetivos certificados de formação.
- Analise com muita atenção os contratos de prestação de serviços e os valores propostos para execução dos mesmos. Tenha em conta o equilíbrio justo entre o serviço proposto e o valor cobrado para que o barato não saia caro.
Avaliados estes critérios, cabe à assembleia adjudicar a empresa para administrar o condomínio, lembrando sempre que aos condóminos compete a responsabilidade de auxiliar e fiscalizar o desempenho do administrador.
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