Todos os condóminos têm o dever de participar nas assembleias, onde são tomadas as decisões sobre o condomínio – assim, no impedimento da sua presença, os condóminos devem fazer-se representar por um procurador da sua escolha a quem delegam poderes para os representar e votar, de acordo com as instruções que lhe forem transmitidas.
O administrador do condomínio deve enviar cópia da ata da assembleia – que tem de ser comunicada a todos os condomínios ausentes, no prazo de 30 dias, por carta registada com aviso de receção ou por correio eletrónico. O envio da ata aos condóminos ausentes por e-mail, carece da manifestação prévia de vontade dos condóminos, expressa em assembleia, na qual deve ficar lavrada em ata essa indicação assim como a indicação do respetivo endereço eletrónico. Nesta situação, os condóminos, por sua vez, devem responder por email dando indicação da receção da ata.
Importa lembrar que as deliberações da assembleia são obrigatoriamente lavradas em ata, o que constitui um meio de prova para informar e esclarecer possíveis dúvidas ou litígios entre condóminos, bem como para intentar ações extrajudiciais e/ou judiciais.
Assim, mesmo não podendo comparecer na assembleia, os condóminos devem desenvolver todos os esforços para garantir o quórum e a tomada de decisões – fazendo-se representar e lendo as atas (e toda a documentação que das mesmas possa fazer parte) para se manterem informados sobre a vida do condomínio.
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